Awaria samochodu, uszkodzona szyba, problem z oponą czy zbliżający się termin przeglądu – każde takie zdarzenie uruchamia po stronie działu floty szereg działań. Trzeba zebrać informacje od kierowcy, ocenić stan pojazdu, zaplanować wizytę w serwisie, przekazać termin odpowiednim osobom, a następnie kontrolować przebieg naprawy i dostępność samochodu.
Przy większej liczbie pojazdów proces szybko staje się trudny do nadzorowania. Informacje są przekazywane telefonicznie, zdjęcia trafiają w wiadomościach, terminy zapisywane są w kalendarzach, a statusy pojazdów przechowywane w osobnych arkuszach. W efekcie łatwo przeoczyć zgłoszenie, opóźnić wizytę serwisową lub stracić aktualną wiedzę o tym, które samochody są dostępne. FleetCloud wraz z aplikacją mobilną Ecologic pozwalają uporządkować ten proces i zarządzać nim w jednym środowisku.
Zgłoszenie usterki bezpośrednio przez kierowcę
Proces może rozpocząć się w aplikacji mobilnej Ecologic. Kierowca, który zauważy awarię lub uszkodzenie, wypełnia krótki formularz i wybiera rodzaj zdarzenia.
Może to być między innymi:
- awaria mechaniczna,
- uszkodzenie karoserii lub szyby,
- problem z kołem albo oponą,
- uszkodzenie wnętrza,
- konieczność wykonania przeglądu,
- szkoda komunikacyjna.
Do zgłoszenia kierowca dołącza opis sytuacji oraz zdjęcia. Dzięki temu dział floty otrzymuje podstawowe informacje potrzebne do podjęcia decyzji bez konieczności prowadzenia długiej rozmowy telefonicznej lub wymiany wielu wiadomości. Zgłoszenie zostaje zapisane w systemie i może otrzymać odpowiedni status, na przykład: nowe, w realizacji, umówione lub zakończone. Pozwala to łatwo sprawdzić, które sprawy wymagają reakcji, a które są już obsługiwane.
Jedna informacja zamiast wielu telefonów i wiadomości
W tradycyjnym modelu wiedza o usterce często jest rozproszona. Kierowca dzwoni do przełożonego, przełożony przekazuje informację do działu floty, zdjęcia trafiają e-mailem, a termin serwisu jest zapisywany w osobnym kalendarzu.
We FleetCloud zgłoszenie staje się początkiem uporządkowanego procesu. Osoba odpowiedzialna za flotę widzi kategorię problemu, opis kierowcy, załączone materiały i aktualny etap obsługi. Może następnie zdecydować, czy pojazd nadal może być użytkowany, wymaga zaplanowania wizyty, czy powinien zostać natychmiast wyłączony z eksploatacji. Jeżeli zdarzenie dotyczy szkody komunikacyjnej, informacja może zostać przekazana do dalszego procesu obsługi szkody przez partner przy wykorzystaniu interfejsu API.
Aktualny status każdego pojazdu
Jednym z najważniejszych elementów zarządzania procesem serwisowym jest wiedza o dostępności pojazdów. We FleetCloud samochód może być oznaczony jako:
- sprawny,
- niesprawny,
- wymagający serwisu.
Dział floty nie musi analizować poszczególnych zgłoszeń, aby ustalić, które pojazdy są obecnie dostępne. Można również rozróżniać pojazdy według rodzaju uszkodzenia, obszaru działania lub sposobu wykorzystania. Ma to szczególne znaczenie w firmach, w których samochody realizują codzienne zadania operacyjne, dostawy lub obsługują określone regiony.
Szybki dostęp do takich informacji ułatwia podejmowanie decyzji o wykorzystaniu pojazdów zastępczych, zmianie przydziałów lub reorganizacji pracy.
Planowanie wizyty w serwisie
Po analizie zgłoszenia dział floty może zaplanować obsługę pojazdu. W systemie zapisywane są najważniejsze informacje, takie jak termin wizyty, wybrany serwis, rodzaj usterki czy przewidywana data odbioru samochodu. Zaplanowane wizyty mogą być widoczne w kalendarzu serwisowym. Pozwala to sprawdzić, które pojazdy trafią do warsztatu w najbliższych dniach i odpowiednio przygotować organizację pracy. Taki sposób planowania ogranicza sytuacje, w których termin został uzgodniony telefonicznie, ale nie został przekazany kierowcy albo osobie odpowiedzialnej za pojazd.
Kontrola pojazdów znajdujących się w serwisie
FleetCloud pozwala również monitorować samochody, które zostały już wyłączone z użytkowania. Na dashboardzie można sprawdzić, ile pojazdów znajduje się obecnie w serwisie oraz jak długo trwa ich naprawa. Pozwala to szybko zauważyć samochody, które przebywają w warsztacie dłużej, niż zakładano. Osoba zarządzająca flotą może wtedy skontaktować się z serwisem, zweryfikować przyczynę opóźnienia lub podjąć decyzję o zapewnieniu pojazdu zastępczego. Można także kontrolować planowane terminy odbioru i sprawdzać, ile samochodów powinno wrócić do użytkowania w ciągu najbliższego tygodnia lub w późniejszym terminie.
Powrót pojazdu do użytkowania
Po zakończeniu naprawy pojazd może ponownie otrzymać status sprawnego. Jeżeli usterka nie została usunięta albo konieczne są kolejne działania, samochód pozostaje oznaczony jako niesprawny lub wymagający serwisu. Dzięki temu status pojazdu odzwierciedla jego faktyczny stan, a nie tylko informację o tym, że wizyta w warsztacie została zakończona. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy serwis wykonał jedynie część prac, oczekuje na dostawę części albo zalecił kolejną wizytę.
Dashboard, który pokazuje rzeczywistą sytuację we flocie
Najważniejsze informacje dotyczące procesu serwisowego mogą być prezentowane na jednym dashboardzie. Osoba zarządzająca flotą może sprawdzić między innymi:
- liczbę nowych i obsługiwanych zgłoszeń,
- liczbę pojazdów sprawnych i niesprawnych,
- udział niesprawnych samochodów w całej flocie,
- pojazdy planowane do serwisu,
- samochody aktualnie znajdujące się w warsztacie,
- przewidywane terminy ich odbioru.
Zamiast przeglądać arkusze, wiadomości i notatki, użytkownik otrzymuje aktualny obraz sytuacji i może szybciej reagować na problemy.
Mniej ręcznej pracy, większa dostępność floty
Połączenie FleetCloud z aplikacją mobilną Ecologic pozwala uporządkować cały proces – od momentu zauważenia usterki przez kierowcę aż do powrotu pojazdu do użytkowania.
Najważniejszą korzyścią nie jest jednak sama cyfryzacja zgłoszeń. Jest nią większa kontrola nad dostępnością floty. Dział floty wie, które samochody wymagają reakcji, które mają zaplanowaną wizytę, które znajdują się w serwisie i kiedy mogą wrócić do pracy. W praktyce oznacza to mniej telefonów i wiadomości, mniejsze ryzyko pominięcia zgłoszenia oraz szybsze podejmowanie decyzji. A sprawniej obsługiwany proces serwisowy to krótsze przestoje i więcej pojazdów gotowych do realizacji codziennych zadań.
