Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem ecologic.io, w tym osób kontaktujących się z nami za pośrednictwem formularzy, chatu, poczty elektronicznej, osób zapisujących się na newsletter, osób zainteresowanych ofertą Ecologic oraz osób odwiedzających naszą stronę internetową.
Polityka zawiera również informacje o wykorzystywaniu plików cookies i podobnych technologii.
- Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Netmart System Sp. z o.o.
adres: Krakowiaków 36, 02-255 Warszawa
e-mail kontaktowy: contact@ecologic.io
NIP: 7010361080
Dalej w niniejszej Polityce prywatności używamy określeń „Administrator”, „my” albo „Ecologic”.
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem: contact@ecologic.io.
- Jakie dane przetwarzamy
W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
- dane identyfikacyjne, np. imię i nazwisko;
- dane kontaktowe, np. adres e-mail, numer telefonu;
- dane dotyczące organizacji, którą reprezentujesz, np. nazwa firmy, stanowisko, branża, wielkość floty;
- dane podane w formularzu kontaktowym, formularzu zamówienia demo, formularzu rekrutacyjnym lub w wiadomości przesłanej do nas;
- dane związane z komunikacją, np. treść korespondencji, historia kontaktu, informacje o zapytaniu;
- dane techniczne, np. adres IP, identyfikatory cookies, dane o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, przybliżonej lokalizacji, data i godzina wizyty, odwiedzane podstrony;
- dane dotyczące zgód marketingowych i cookies, np. data wyrażenia zgody, zakres zgody, data jej wycofania;
- dane analityczne dotyczące korzystania z serwisu;
- dane kandydatów do pracy, jeżeli aplikujesz na stanowisko przez formularz, e-mail lub inną wskazaną ścieżkę kontaktu.
Nie wymagamy podawania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych czy przynależności związkowej. Prosimy, aby nie przekazywać takich danych za pośrednictwem formularzy lub korespondencji, chyba że jest to konieczne w konkretnej sprawie.
- Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania danych
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy mamy do tego podstawę prawną. Poniżej opisujemy główne cele przetwarzania danych.
3.1. Obsługa formularza kontaktowego i korespondencji
Cel przetwarzania:
obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy, e-mail, telefon lub inne kanały komunikacji, udzielenie odpowiedzi, prowadzenie dalszej korespondencji.
Zakres danych:
imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, stanowisko, treść wiadomości, inne dane podane dobrowolnie.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i odpowiadaniu na zapytania;
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy lub dotyczy wykonania umowy.
Okres przechowywania:
przez czas niezbędny do obsługi zapytania i prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, nie dłużej niż do upływu okresu ich przedawnienia.
3.2. Przedstawienie oferty, obsługa zapytań handlowych i demo produktu
Cel przetwarzania:
przedstawienie oferty Ecologic, umówienie prezentacji systemu, obsługa procesu sprzedażowego, analiza potrzeb potencjalnego klienta.
Zakres danych:
imię i nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy, stanowisko, informacje o flocie lub potrzebach biznesowych, historia kontaktu.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu działań sprzedażowych i obsłudze zapytań B2B;
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy.
Okres przechowywania:
przez czas prowadzenia rozmów handlowych, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego.
3.3. Newsletter i komunikacja marketingowa
Cel przetwarzania:
wysyłka newslettera, informacji marketingowych, informacji o produktach, usługach, wydarzeniach, materiałach edukacyjnych lub aktualnościach Ecologic.
Zakres danych:
adres e-mail, imię, nazwa firmy, stanowisko – jeżeli zostały podane, informacje o wyrażonej zgodzie, data zapisu, historia wysyłki i aktywności w wiadomościach, np. otwarcie wiadomości lub kliknięcie linku, jeżeli stosujemy takie mechanizmy.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na wykazaniu, że zgoda została udzielona oraz na dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.
Wysyłka newslettera odbywa się wyłącznie po aktywnym zapisaniu się przez użytkownika, czyli w modelu opt-in. Nie zapisujemy użytkowników do newslettera domyślnie.
Okres przechowywania:
do momentu wycofania zgody lub wypisania się z newslettera, a następnie przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości uzyskania zgody i obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
Jak wycofać zgodę:
zgodę można wycofać w każdej chwili, klikając link rezygnacji dostępny w każdej wiadomości newsletterowej albo kontaktując się z nami pod adresem contact@ecologic.io.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
3.4. Prowadzenie konta lub dostęp do portalu Ecologic
Jeżeli użytkownik korzysta z portalu lub systemu Ecologic, dane mogą być przetwarzane w celu założenia konta, uwierzytelnienia użytkownika, obsługi dostępu do systemu, zapewnienia bezpieczeństwa i realizacji usług.
Zakres danych:
dane identyfikacyjne użytkownika, dane logowania, adres e-mail, identyfikator użytkownika, dane dotyczące aktywności w systemie, logi techniczne, dane niezbędne do obsługi usługi.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa systemu, kontroli dostępu i rozliczalności działań.
Okres przechowywania:
przez okres korzystania z konta lub obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do dochodzenia, ustalenia albo obrony roszczeń. Logi techniczne przechowujemy przez okres 36 miesięcy chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne ze względów bezpieczeństwa lub w związku z roszczeniami.
3.5. Rekrutacja
Jeżeli aplikujesz do pracy w Ecologic, przetwarzamy dane w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego.
Zakres danych:
dane zawarte w CV, liście motywacyjnym, formularzu rekrutacyjnym, korespondencji oraz inne dane przekazane dobrowolnie przez kandydata.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy w zakresie danych wymaganych przepisami;
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda w zakresie danych przekazanych dobrowolnie ponad zakres wymagany przepisami;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu rekrutacji i obronie przed ewentualnymi roszczeniami;
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach, jeżeli została wyrażona.
Okres przechowywania:
przez czas trwania procesu rekrutacyjnego, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
3.6. Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i prowadzenie logów
Cel przetwarzania:
zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, wykrywanie nadużyć, diagnozowanie błędów, ochrona przed cyberatakami, administrowanie serwisem.
Zakres danych:
adres IP, data i godzina połączenia, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, adres URL, informacje o błędach, logi serwerowe.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, ciągłości działania i ochrony serwisu.
Okres przechowywania:
logi serwerowe przechowujemy przez okres 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne ze względów bezpieczeństwa, wykrycia incydentu lub dochodzenia roszczeń.
3.7. Analityka internetowa
Cel przetwarzania:
analiza korzystania z serwisu, tworzenie statystyk, mierzenie skuteczności działań marketingowych, poprawa funkcjonalności strony.
Zakres danych:
identyfikatory cookies, adres IP lub jego skrócona/anonymizowana postać, dane o urządzeniu, przeglądarce, odwiedzonych podstronach, źródle wejścia na stronę, czasie wizyty i interakcjach na stronie.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika wyrażona za pośrednictwem banera cookies, jeżeli narzędzia analityczne nie są niezbędne do działania strony.
Okres przechowywania:
zgodnie z ustawieniami danego narzędzia analitycznego oraz okresem ważności odpowiednich plików cookies, nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że wcześniej wycofasz zgodę.
3.8. Marketing internetowy i remarketing
Cel przetwarzania:
prowadzenie działań marketingowych, remarketingowych i pomiarowych, w tym prezentowanie reklam osobom, które odwiedziły naszą stronę, oraz mierzenie skuteczności kampanii.
Zakres danych:
identyfikatory cookies i podobnych technologii, dane o odwiedzinach strony, kliknięciach, źródłach ruchu, interakcjach z reklamami.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika wyrażona za pośrednictwem banera cookies.
Okres przechowywania:
zgodnie z ustawieniami danego narzędzia marketingowego i okresem ważności odpowiednich plików cookies, nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że wcześniej wycofasz zgodę.
3.9. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
Cel przetwarzania:
zabezpieczenie interesów prawnych Administratora, obsługa reklamacji, dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami.
Zakres danych:
dane niezbędne do wykazania określonych faktów, w tym dane kontaktowe, historia korespondencji, informacje o usługach, umowach, zgłoszeniach, zgodach i aktywnościach.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dochodzeniu, ustaleniu lub obronie roszczeń.
Okres przechowywania:
przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z obowiązujących przepisów prawa.
- Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do realizacji określonego celu.
Na przykład:
- bez podania danych kontaktowych nie będziemy mogli odpowiedzieć na zapytanie;
- bez podania adresu e-mail nie będziemy mogli wysyłać newslettera;
- bez podania danych wymaganych w procesie rekrutacji nie będziemy mogli rozpatrzyć aplikacji;
- brak zgody na cookies analityczne lub marketingowe nie uniemożliwia korzystania ze strony, ale może ograniczyć możliwość prowadzenia przez nas analityki lub dopasowania komunikacji marketingowej.
- Odbiorcy danych
Możemy przekazywać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:
- dostawcom usług hostingu i infrastruktury IT;
- dostawcom poczty elektronicznej, narzędzi komunikacyjnych i narzędzi biurowych;
- dostawcom systemów CRM, narzędzi sprzedażowych i obsługi klienta;
- dostawcom narzędzi do obsługi newslettera;
- dostawcom narzędzi chatu online;
- dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych, w tym narzędzi cookies;
- dostawcom usług bezpieczeństwa IT, monitoringu technicznego i administracji serwisem;
- podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, podatkowe, audytowe lub doradcze;
- upoważnionym pracownikom i współpracownikom Administratora;
- podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
Aktualnie możemy korzystać w szczególności z następujących narzędzi lub dostawców:
- Google Analytics – analityka internetowa;
- Meta Pixel / Facebook Pixel – działania marketingowe i remarketingowe;
- MailerLite Limited – narzędzie newslettera;
- Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy narzędzi, z których korzystamy, mogą przetwarzać dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych, albo umożliwiać dostęp do danych z państw trzecich.
Może to dotyczyć w szczególności dostawców narzędzi analitycznych, marketingowych, komunikacyjnych, CRM, chmurowych lub newsletterowych.
Jeżeli przekazujemy dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych przez RODO, takich jak:
- decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony;
- standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską;
- dodatkowe środki zabezpieczające, jeżeli są wymagane;
- inne mechanizmy przewidziane przez przepisy prawa.
Szczegółowe informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem: contact@ecologic.io.
- Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Możemy natomiast korzystać z narzędzi analitycznych i marketingowych, które pomagają nam analizować sposób korzystania ze strony, mierzyć skuteczność kampanii lub kierować komunikację marketingową do określonych grup odbiorców. Takie działania są prowadzone wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez prawo i, gdy jest to wymagane, na podstawie zgody użytkownika wyrażonej za pośrednictwem banera cookies.
- Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych;
- prawo do otrzymania kopii danych;
- prawo do sprostowania danych;
- prawo do usunięcia danych;
- prawo do ograniczenia przetwarzania;
- prawo do przenoszenia danych;
- prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
- prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody;
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Żądanie dotyczące realizacji praw można przesłać na adres: contact@ecologic.io.
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Aktualne dane kontaktowe organu nadzorczego są dostępne na stronie internetowej UODO. Na dzień aktualizacji niniejszej Polityki adres UODO to:
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
- Prawo sprzeciwu
Jeżeli przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, masz prawo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
Jeżeli przetwarzamy dane na potrzeby marketingu bezpośredniego, możesz wnieść sprzeciw w dowolnym momencie. Po wniesieniu takiego sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać Twoich danych w tym celu.
Sprzeciw można przesłać na adres: contact@ecologic.io.
- Pliki cookies i podobne technologie
Serwis korzysta z plików cookies i podobnych technologii, takich jak piksele marketingowe, identyfikatory internetowe i lokalne mechanizmy przechowywania danych w przeglądarce.
Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej. Mogą być odczytywane przez nasz serwis albo przez podmioty trzecie, których narzędzia są wykorzystywane na stronie.
Cookies mogą być:
- sesyjne – usuwane po zamknięciu przeglądarki;
- stałe – przechowywane przez określony czas albo do momentu ich usunięcia przez użytkownika;
- własne – ustawiane przez nasz serwis;
- zewnętrzne – ustawiane przez dostawców narzędzi zewnętrznych.
- Kategorie cookies
W serwisie możemy korzystać z następujących kategorii cookies:
11.1. Cookies niezbędne
Są konieczne do prawidłowego działania strony, zapewnienia bezpieczeństwa, zapamiętania preferencji prywatności lub umożliwienia korzystania z podstawowych funkcji serwisu.
Te cookies nie wymagają zgody użytkownika.
Przykładowe cele:
zapamiętanie ustawień zgód cookies, zapewnienie bezpieczeństwa, obsługa sesji, prawidłowe wyświetlanie strony.
Okres przechowywania:
zgodnie z parametrami danego pliku cookie, maksymalnie 12 miesięcy.
11.2. Cookies analityczne
Pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z serwisu, które podstrony są odwiedzane, skąd pochodzi ruch i jak możemy ulepszyć stronę.
Cookies analityczne stosujemy wyłącznie po uzyskaniu Twojej zgody, chyba że dane narzędzie działa w sposób niewymagający zgody zgodnie z obowiązującymi przepisami.
11.3. Cookies marketingowe
Służą do prowadzenia działań marketingowych, remarketingu, mierzenia skuteczności reklam i dopasowywania komunikacji marketingowej.
Cookies marketingowe stosujemy wyłącznie po uzyskaniu Twojej zgody.
Okres przechowywania:
zgodnie z ustawieniami danego narzędzia, maksymalnie 12 miesięcy.
11.4. Cookies funkcjonalne
Umożliwiają korzystanie z dodatkowych funkcji strony, takich jak zapamiętywanie preferencji użytkownika, obsługa chatu online lub integracja z zewnętrznymi usługami.
Cookies funkcjonalne stosujemy wtedy, gdy są niezbędne do usługi, o którą prosisz, albo na podstawie Twojej zgody, jeżeli nie są niezbędne.
- Zarządzanie zgodami cookies
Podczas pierwszej wizyty w serwisie wyświetlamy baner cookies, który pozwala:
- zaakceptować wszystkie cookies;
- odrzucić wszystkie cookies poza niezbędnymi;
- dostosować ustawienia cookies według kategorii.
Możesz w każdej chwili zmienić swoje ustawienia cookies lub wycofać zgodę za pomocą panelu zarządzania zgodami dostępnego na stronie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Możesz również zarządzać cookies z poziomu przeglądarki internetowej. Ograniczenie lub zablokowanie cookies może wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.
Instrukcje zarządzania cookies dla najpopularniejszych przeglądarek są dostępne na stronach ich dostawców:
- Google Chrome;
- Mozilla Firefox;
- Microsoft Edge;
- Safari;
- Opera.
- Lista cookies
Poniżej znajduje się lista plików cookies, które mogą być wykorzystywane w serwisie.
| Nazwa cookie | Dostawca | Kategoria | Cel | Okres działania |
| moove_gdpr_popup | Ecologic / GDPR Cookie Compliance | niezbędne | zapis preferencji użytkownika dotyczących plików cookies | do 12 miesięcy |
| _ga | Google Analytics | analityczne | prowadzenie statystyk korzystania z serwisu i rozróżnianie użytkowników | zgodnie z konfiguracją Google Analytics, nie dłużej niż 12 miesięcy |
| _ga_* | Google Analytics 4 | analityczne | prowadzenie statystyk korzystania z serwisu i utrzymanie stanu sesji | zgodnie z konfiguracją Google Analytics, nie dłużej niż 12 miesięcy |
| _gid | Google Analytics | analityczne | rozróżnianie użytkowników w statystykach | do 24 godzin |
| _gat / _gat_gtag_* | Google Analytics | analityczne | ograniczanie liczby żądań do Google Analytics | do 1 minuty |
| _fbp | Meta Platforms / Facebook | marketingowe | prowadzenie działań reklamowych, pomiar skuteczności reklam i remarketing | do 3 miesięcy |
| _fbc | Meta Platforms / Facebook | marketingowe | identyfikacja wejść z reklam Facebooka, jeżeli użytkownik trafił na stronę z parametrem fbclid | do 3 miesięcy |
- Linki do zewnętrznych stron
Serwis może zawierać linki do zewnętrznych stron internetowych, w tym stron partnerów, klientów, dostawców usług, portali społecznościowych lub serwisów rekrutacyjnych.
Nie odpowiadamy za zasady prywatności stosowane przez zewnętrzne serwisy. Po przejściu na inną stronę zalecamy zapoznanie się z jej polityką prywatności.
- Media społecznościowe
Jeżeli odwiedzasz nasze profile w mediach społecznościowych lub kontaktujesz się z nami za ich pośrednictwem, Twoje dane mogą być przetwarzane zarówno przez nas, jak i przez operatora danego portalu społecznościowego.
Możemy przetwarzać dane w celu:
- prowadzenia profilu w mediach społecznościowych;
- komunikacji z użytkownikami;
- odpowiadania na wiadomości i komentarze;
- promowania naszych usług;
- analizowania aktywności na profilu.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i działań promocyjnych w mediach społecznościowych;
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeżeli jest wymagana dla określonych działań.
Operatorzy portali społecznościowych mogą przetwarzać dane na własnych zasadach, opisanych w ich politykach prywatności.
- Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony danych osobowych odpowiedniej do ryzyk związanych z ich przetwarzaniem.
W szczególności stosujemy środki takie jak:
- szyfrowanie transmisji danych z wykorzystaniem certyfikatu SSL/TLS;
- kontrola dostępu do systemów;
- nadawanie dostępów wyłącznie osobom upoważnionym;
- stosowanie haseł i mechanizmów uwierzytelniania;
- tworzenie kopii zapasowych;
- aktualizowanie oprogramowania;
- monitorowanie bezpieczeństwa systemów;
- stosowanie procedur obsługi incydentów i naruszeń ochrony danych.
Zakres stosowanych środków może się różnić w zależności od rodzaju danych i procesu przetwarzania.
- Zmiany Polityki prywatności
Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności, w szczególności w przypadku:
- zmiany przepisów prawa;
- zmiany zakresu lub sposobu przetwarzania danych;
- zmiany dostawców narzędzi wykorzystywanych na stronie;
- zmiany funkcjonalności serwisu;
- zmiany danych Administratora.
