W codziennej pracy administratora floty liczy się czas, sprawność operacyjna i eliminowanie powtarzalnych zadań. Jednym z nich jest obsługa autoryzacji tankowania pojazdów zastępczych na kartach paliwowych – proces, który w wielu firmach nadal przebiega niepotrzebnie ręcznie: maile, SMS-y, telefony, drukowanie zgód, skanowanie dokumentów…
W Ecologic postanowiliśmy to zmienić.
Dzięki naszemu asystentowi flotowemu cały proces autoryzacji tankowania pojazdu zastępczego kartą BP przebiega szybko, cyfrowo i w pełni automatycznie.
Bez papierologii. Bez chaosu komunikacyjnego. Bez angażowania kilku osób.
W aplikacji Ecologic kierowca wypełnia krótki formularz autoryzacji karty paliwowej.Wskazuje m.in.:
- numer karty,
- pojazd zastępczy,
- powód zgłoszenia,
- załączniki (jeśli wymagane).
2. Administrator otrzymuje powiadomienieSystem natychmiast wysyła notyfikację do administratora floty.
3. Jedno kliknięcie i… zatwierdzoneAdministrator loguje się do panelu Ecologic, weryfikuje dane i jednym kliknięciem zatwierdza autoryzację.Proces jest szybki, intuicyjny i nie obciąża codziennej pracy.
4. Automatyczne generowanie PDF ze zgodąNa podstawie firmowego szablonu (wraz z podpisem!) system automatycznie generuje profesjonalny plik PDF potwierdzający zgodę na użycie karty paliwowej.Nie ma drukowania, podpisywania, skanowania i wysyłania.
5. Kierowca od razu dostaje zgodę na e-mailPlik PDF trafia do kierowcy natychmiast po zatwierdzeniu.Kierowca może okazać dokument bezpośrednio na stacji BP – bez czekania.
Dlaczego warto zautomatyzować ten proces?
– Oszczędność czasu – eliminujesz telefony, maile, SMS-y i ręczne tworzenie dokumentów.– Mniej błędów – wszystkie dane są pobierane z systemu i walidowane automatycznie.
– Pełna zgodność i profesjonalny obieg dokumentów – PDF z podpisem tworzy się w oparciu o firmowy szablon.– Natychmiastowa komunikacja z kierowcą – kierowca dostaje plik od razu, bez opóźnień.– Nowoczesny i cyfrowy ekosystem pracy floty – automatyzacja odciąża administratorów i przyspiesza procesy.
PodsumowanieAutoryzacja tankowania pojazdu zastępczego nie musi być procesem rozciągniętym w czasie.W Ecologic stworzyliśmy narzędzie, które pozwala firmom działać szybciej, bezpieczniej i nowocześnie.To tylko jeden z przykładów, jak nasz asystent flotowy może odciążyć administrację i zwiększyć efektywność floty.
Jeśli Twoja firma nadal wykonuje takie zadania ręcznie – czas przejść na automatyzację.
