Kiedy mówimy o zarządzaniu flotą pojazdów, każda złotówka się liczy!
W wielu firmach całkowity koszt posiadania pojazdów (TCO – Total Cost of Ownership) to drugi największy wydatek, zaraz po pensjach. Szczególnie mocno na ten koszt wpływają wypadki i uszkodzenia aut – i to nie tylko poprzez rachunki za naprawy. Dochodzą do tego także ukryte koszty, które często bywają bagatelizowane.
W tym materiale przyjrzymy się, jak takie zdarzenia obciążają flotę oraz gdzie szukać przestrzeni do optymalizacji i realnych oszczędności.
Ukryte koszty wypadków i uszkodzeń samochodów
Niestety tak to wygląda: pojazdy firmowe ulegają mniejszym lub większym uszkodzeniom w trakcie eksploatacji. Niezależnie od tego, czy są to poważne wypadki, czy drobne rysy – ostatecznie mogą znacząco wpłynąć na całkowity koszt floty.
Za kosztami napraw i przywrócenia sprawności kryją się często inne wydatki, które łatwo przeoczyć, a które sumują się w czasie.
Scenariusz 1
Menedżer floty wie o wypadkach i uszkodzeniach, ponieważ zostały one zgłoszone przez kierowcę. Mając pełną wiedzę, może podjąć działania: zgłosić szkodę do ubezpieczyciela, zlecić naprawę, zapewnić pojazd zastępczy. W zależności od decyzji – generowane są różne koszty.
Przestoje i spadek produktywności
Najważniejsze – pojazd wyłączony z eksploatacji oznacza potencjalną utratę przychodu. Firma usługowa nie może wykonać zlecenia, a więc nie wystawi faktury klientowi. Niektóre umowy najmu czy ubezpieczenia przewidują samochody zastępcze, ale usługa ta zwiększa koszt najmu.
Wzrost składek ubezpieczeniowych
Wypadki pojazdów powodują zazwyczaj wzrost składek ubezpieczeniowych. Podwyżki te nie dotyczą wyłącznie uszkodzonych aut – najczęściej obejmują całą flotę, i to na wiele miesięcy lub lat. Niestety Fleet Manager dowiaduje się o tym zbyt późno.
Deprecjacja pojazdu
Nawet po naprawie, samochód powypadkowy może tracić na wartości szybciej niż pozostałe auta, co obniża jego cenę odsprzedaży.
Scenariusz 2
Niestety częsty przypadek, czyli niezgłoszone szkody. Kierowca przy wyjeździe z parkingu lekko uderza w przeszkodę. Na błotniku i lakierze pojawia się wgniotka i rysy. Kierowca uznaje, że szkoda jest nieistotna (lub obawia się reakcji przełożonych). Skoro nie wpływa to na jazdę, a samochód nie jest jego własnością – postanawia przemilczeć zdarzenie. Takie „drobnostki” powtarzają się wielokrotnie.
Dopiero przy zwrocie auta do firmy leasingowej wszystko wychodzi na jaw. Inspekcja wykazuje wszystkie szkody, a zgodnie z umową najmu menedżer floty otrzymuje niespodziewany rachunek. Jeśli naprawa kosztuje poniżej 4000 PLN – można mówić o szczęściu. Zazwyczaj jednak koszty przekraczają 5000–10 000 PLN, a bywa, że znacznie więcej. Menedżer zostaje postawiony przed faktem dokonanym i musi zaakceptować dodatkowy, nieplanowany wydatek.
Obszary optymalizacji
Zapobieganie ryzyku
Najlepszym rozwiązaniem jest prewencja – tym bardziej, że przeciwdziałanie ryzyku (w tym ryzyku drogowemu) jest obowiązkiem prawnym pracodawcy.
Identyfikacja ryzykownych zachowań
Telematyka pozwala na bieżąco analizować styl jazdy kierowców – Ecologic Telematic ocenia każdego kierowcy dając mu informację zwrotną w aplikacji mobilnej. Dzięki temu każdy pracownik wie jakie popełnia błędy podczas jazy.
Szkolenia i motywacja
Zmiana stylu jazdy wymaga pracy. Moduł Ecologic Gamecenter pozwala na tworzenie programów grywalizacyjnych w oparciu o styl jazdy mających na celu motywację do bezpieczniejszej i bardziej ekonomicznej jazdy. Często konieczne są szkolenia – online jak Ecologic Top Driver lub praktyczne na torze z instruktorem.
Zaangażowanie kierowców
Menedżer nie może reagować na szkody, o których nie wie. Dlatego kluczowe jest włączenie kierowcy w proces. W aplikacji Ecologic Assistant kierowca może natychmiast zgłosić zdarzenie (data, miejsce, rodzaj, zdjęcia). Informacje trafiają do menedżera, który może szybko podjąć działania.
Dodatkowo kierowcy są zobligowani do okresowej inspekcji kondycji auta (wraz z dokumentacją fotograficzną), co daje menedżerowi pełny obraz stanu technicznego i pozwala wcześniej przygotować się do zwrotu pojazdu.
Podsumowanie
Najgorsze niespodzianki to te, które wychodzą na jaw przypadkiem lub zbyt późno.
Nowoczesne narzędzia do zarządzania flotą pozwalają planować z wyprzedzeniem: konserwację, szkolenia, naprawy przed zwrotem auta. Dzięki temu menedżer floty może trwale i znacząco obniżyć całkowity koszt posiadania pojazdów.
