W dobie obecnego kryzysu rodzi się ważne pytanie: jak będzie wyglądać przyszłość służbowego auta w firmie?
Czy będzie to nadal Benefit, który nie jest w żaden sposób rozliczany i stanowi swego rodzaju część wynagrodzenia, czy może firmy będą chciały skrupulatniej rozliczać w jakim stopniu samochód służbowy jest wykorzystywany do celów prywatnych i jakie realnie koszty generuje to dla spółki?
Ryczałt nie oznacza równości
Jak obecnie firmy rozliczają prywatne użytkowanie samochodu służbowego? Najczęstsza odpowiedź przedsiębiorców brzmi: kierowcy płacą ryczałt.
Czym on tak naprawdę jest? De facto to nic innego, jak spełnienie wymagań fiskusa związanych z dodatkowym przychodem z tytułu użytkowania auta firmowego do celów prywatnych. Ustawodawca podaje stawkę zależną od pojemności silnika, ale nie wskazuje, jak samochód ma być wykorzystywany przez pracownika.
W związku z tym dochodzi do sytuacji, w których jeden kierowca przejeżdża 100 km miesięcznie, a drugi 1000 km. Jeśli korzystają z aut z silnikami o tej samej pojemności, płacą tę samą stawkę.
No tak, można powiedzieć, że dla firmy to nie jest problem, bo to kierowcy ponoszą koszty prywatnych kilometrów i tankują za swoje pieniądze. Czyżby? W czasie trzyletniego kontraktu, pracownik, który miesięcznie przejeżdża 700 km, nakręci na licznik dodatkowe 25 200 km, co nam oczywiście podniesie koszt wynajmu. Rosną też wydatki związane z eksploatacją i bieżącym zużyciem pojazdu.
Ponadto, tankowanie prywatnie nie jest ujęte w ewidencji gospodarki paliwowej, więc nie wiemy tak naprawdę, ile samochody zużywają paliwa. To może prowadzić do błędnego założenia, że nasza flota jest ekonomiczna.
Kolejnym problemem jest pilnowanie tankowań weekendowych. To klasyczna zabawa w kotka i myszkę. Udowodnienie spryciarzowi, że nie tankował za swoje pieniądze, to zadanie niełatwe.
Ryczałt może jest wygodny, ale daleko mu do doskonałości. Taki system rozliczeń ma liczne luki, a w dodatku jest niesprawiedliwy z perspektywy pracowników.
A gdyby zapomnieć o ryczałcie i zacząć od nowa? Stworzyć system z automatycznymi procesami, uczciwy względem pracownika, wygodny i przynoszący oszczędności dla pracodawcy? Pozwalający dodatkowo motywować kierowców do bardziej ekonomicznej i bezpiecznej jazdy? Zobaczmy, jak taki system może wyglądać.
Telematyczne wątpliwości
Załóżmy, że firma rezygnuje z klasycznego rozliczenia ryczałtu i chce przejść na nowy system rozliczania kilometrów prywatnych. Od czego powinna zacząć?
Pierwsza sprawa to całkowita likwidacja prywatnych tankowań. Do wszystkich samochodów służbowych przydzielamy flotowe karty paliwowe. Firmowe auto to firmowe paliwo, bez wyjątków. Dzięki temu uszczelniamy system rozliczeń. Ponadto, będziemy w końcu wiedzieć, jakie jest realne zużycie paliwa we flocie. Przyda się to nam do estymacji oszczędności, ale o tym nieco później.
Wiem, że mogą w tym momencie pojawić się wątpliwości w stylu: “a kto zapłaci za dodatkowe koszty?”. Pytanie jest słuszne, ale odpowiedź jest prosta: nikt – i jest na to sposób.
Z pomocą przychodzi system do zarządzania i ewidencjonowania prywatnego użycia pojazdu: telematyka. Wiem, że to odpowiedź oklepana, a rozwiązania telematyczne nie zawsze cieszą się powszechną sympatią, mówiąc oględnie.
Z czego to wynika? Moim zdaniem, większość dostępnych na rynku systemów to zaledwie półprodukty. Już na samym starcie pojawia się długi proces instalacji urządzeń, wymagający wizyty serwisu (a co w sytuacji pandemii?), wyłączeniu samochodów z użytkowania oraz odsunięcia pracowników od normalnych obowiązków (na starcie utracone korzyści). Występuje również ryzyko uszkodzenia pojazdu, co może negatywnie odbić się na kosztach kontraktu.
Gdy przebrniemy przez instalację pojawia się kolejny kłopot, który wiążę się ze skomplikowanym ewidencjonowaniem kilometrów prywatnych przy użyciu pastylek czy przełączników. Część kierowców rzecz jasna będzie zapominać o “naciśnięciu guziczka” co spowoduje zwiększenie obowiązków działu floty, czy kontrolingu poprzez sprawdzanie tego, kto jechał autem w celach służbowych, a kto użytkował go w czasie prywatnym.
Do tego dochodzą wątpliwości kierowców, którzy nie będą mieli wglądu w swoje statystyki. Mogą być niemile zaskoczeni ile wyniosą ich koszty podróży prywatnych w miesiącu. Nie brzmi to zachęcająco, prawda? Ale można inaczej.
System przyjazny dla floty – od instalacji, do rozliczania
Opisany powyżej system jest równie niedoskonały, jak ryczałt. W dodatku może nas związać kontraktem na trzy lata.
To raz jeszcze zacznijmy od nowa. Pierwsza sprawa: abonament na rok zamiast na trzy lata. To krócej niż umowa na telefony komórkowe.
Kolejna rzecz: montaż urządzeń telematycznych przez samych kierowców, w 30 sekund, do portu OBD, bez udziału fachowców. Szybko, sprawnie, ze sprzętem dostarczonym kurierem gotowym do działania a funkcjonalnością nie odbiegającym od urządzeń fizycznie podłączanych do szyny CAN.
Sprawa trzecia: pełne wdrożenie systemu w dwa tygodnie. Czas to pieniądz, nie powinniśmy zwlekać, więc obsługa systemu powinna być łatwa do nauczenia i intuicyjna, równocześnie zapewniając duże możliwości i pozwalając na zarządzanie całą flotą.
Punkt numer cztery: a gdyby kierowca miał zawsze wgląd we wszystkie informacje i mógł nimi zarządzać z poziomu aplikacji mobilnej? Mówimy tutaj o uruchamianiu trybu prywatnego, zmienianiu opisu przejechanych tras z prywatnych na służbowe i na odwrót czy o wglądzie we wszystkie informacje i statystyki dotyczące swoich przejazdów. Jednym słowem – pełna transparentność.
Brzmi dobrze? Świetnie, idziemy dalej. Tak zewidencjonowane kilometry mogą być podstawą do obciążenia kierowcy, gdyż będą odzwierciedlać jego realne wykorzystanie samochodu do celów prywatnych. Reasumując: kierowco, tankujesz za pieniądze firmowe, my ewidencjonujemy zakres wykorzystania pojazdu do celów prywatnych i na koniec fakturujemy ci te koszty.
W idealnym scenariuszu pracodawca powinien mieć możliwość udostepnienia kierowcy np. puli kilometrów darmowych do wykorzystania, gdyż nie każdy chciałby od razu wprowadzać system, w którym każdy kilometr jest płatny. Tutaj kierowca powinien wiedzieć, ile jeszcze kilometrów z puli na dany miesiąc zostało mu do wyjeżdżania. Z kolei system po wykorzystaniu rzeczonej puli naliczy koszty za kilometry według wcześniej ustalonych reguł.
Jeździsz lepiej, płacisz mniej…
A gdyby tak pójść jeszcze o krok dalej? Jeżeli nasz kierowca ma wgląd przez aplikację do wszystkich statystyk, to czemu nie powiązać jego stylu jazdy ze stawką, jaką płaci za kilometr? Możemy wprowadzić zasadę: im kierowca jeździ bezpieczniej i ekonomiczniej, tym płaci mniej. Innymi słowy: PAY HOW YOU DRIVE. Wiele osób zna to rozwiązanie z produktów ubezpieczeniowych więc czemu nie podejść do tematu podobnie?
Oczywiście, kluczem do prawidłowego działania takiego rozwiązania jest zaawansowana ocena stylu jazdy, gdyż to ona będzie wpływać na to, ile kierowca zapłaci finalnie za swoje przejazdy. Mówię tutaj o analizie kontekstowej z uwzględnieniem warunków pogodowych, typu drogi, częstotliwości występowania zdarzeń czy ograniczeń wynikających z przepisów ruchu drogowego. Takie dane pozwolą na obiektywną ocenę stylu jazdy. Pracownik natomiast będzie miał wygląd w swoją ocenę i będzie jednocześnie informowany przez system sztucznej inteligencji, jakie obszary wymagają poprawy. Dzięki temu zawsze będzie mógł korygować swoje działania i poprawić technikę, aby na koniec miesiąca zapłacić mniej za swoje prywatne przejazdy. Perpetuum mobile?
Całość procesu wymagałaby oczywiście wprowadzenia akceptacji tych kilometrów przez pracownika, gdyż bez tego nie będziemy mieli kompletnego rozwiązania. Kierowca powinien na koniec miesiąca otrzymać biling podobny do tego, jaki dostajemy od operatora telefonii komórkowej. Po akceptacji przez kierowcę, rozliczenie trafiałoby do działu księgowości, co by pozwoliło na automatyczne obciążenie pracownika. System powinien także automatycznie uwzględnić rozliczenie ryczałtu w ostatecznym bilingu przejazdów.
Całość procesu powinna być uszczelniona, dzięki możliwości importu urlopów oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, do jeszcze lepszej kategoryzacji i detekcji trybu prywatnego i służbowego. Zastosowanie SI i machine learning minimalizuje ilość błędów i anomalii wynikających z ręcznego zarządzania tym procesem przez kierowcę.
To naprawdę działa
Brzmi jak science-fiction? Może i tak, ale ma przełożenie na rzeczywistość. Ecologic może pochwalić się portfelem klientów biznesowych zatrudniających łącznie ponad 15 000 pracowników, którzy właśnie w ten sposób rozliczają każdy kilometr przejechany prywatnie pojazdem służbowym i korzystają z opisanego powyżej systemu.
Nie ma tutaj różnicy, czy samochód jest narzędziem służbowym, benefitem czy wykorzystywany jako pulowy. System działa w myśl zasady: im jeździsz ekonomiczniej i generujesz mniejsze ryzyko szkód komunikacyjnych, tym mniej płacisz za kilometr przejechany prywatnie.
Kierowca na ekranie aplikacji Ecologic widzi w czasie rzeczywistym ocenę swojego stylu jazdy, tzw. Ecologic Index, z punktacją od 0 do 100. System automatycznie przelicza koszt każdego kilometra przejechanego prywatnie w oparciu o ten współczynnik. Plusem takiego rozwiązania jest nie tylko to, że kierowca zawsze wie, ile zapłaci na koniec miesiąca.
Rozwiązanie takie to permanentny system motywacyjny, dzięki któremu nie tylko zaoszczędzisz na efektywniejszym zarządzaniu prywatnym użyciem pojazdu. Dodatkowo średnie zużycie paliwa we flocie spadnie o 1 l na 100 km, a szkodowość nawet do 40%.
W dzisiejszych trudnych czasach zarówno firmy jak i Ty sam potrzebujesz rozwiązań do zarządzania flotą na miarę wyzwań XXI wieku.
