Czy można postawić znak równości pomiędzy tymi określeniami? Choć na pierwszy rzut oka może się to wydawać przesadą, rzeczywistość pokazuje, że granica między tymi rolami coraz bardziej się zaciera.
Od koordynatora do strategicznego partnera
Rola fleet managera w ostatnich latach przeszła ogromną metamorfozę. Kiedyś koncentrowała się głównie na działaniach operacyjnych: nadzorowaniu kosztów paliwa, planowaniu przeglądów technicznych, serwisowaniu pojazdów, optymalizacji tras czy czuwaniu nad zgodnością z przepisami. Choć te zadania wciąż są ważne, dziś nie wystarczają.
Można powiedzieć, że tradycyjny model „koordynatora floty”, którego głównym zadaniem było utrzymanie pojazdów na stanie w organizacji, powoli odchodzi w przeszłość. Nowoczesne zarządzanie flotą wymaga szerszej perspektywy i strategicznego podejścia.
Dane i nowoczesne narzędzia jako fundament nowoczesnej floty
Dzisiejszy fleet manager pracuje z zaawansowanymi systemami do zarządzania flotą i wdraża innowacyjne rozwiązania. Musi być świadomy, że dane pozyskane z GPS, tankowań, kilometrówek, ubezpieczeń czy umów leasingowych bez strategicznego myślenia i wielowymiarowego podejścia do procesu są bezwartościowe.
Nowoczesny fleet manager powinien zatem nie tylko rozumieć, skąd pochodzą dane, ale też potrafić je interpretować i łączyć w większą całość. Musi widzieć powiązania pomiędzy kosztami a stylem jazdy kierowców, pomiędzy awaryjnością a jakością planowania serwisów, czy pomiędzy strukturą floty a polityką ESG firmy. Tylko wtedy możliwe jest podejmowanie świadomych decyzji, które przekładają się na oszczędności, większe bezpieczeństwo i lepszą efektywność operacyjną.
Nowoczesne narzędzia analityczne i zintegrowane systemy zarządzania flotą stają się fundamentem nowoczesnego podejścia do mobilności w firmie – podejścia, które opiera się na wiedzy, a nie na intuicji. A tę właśnie wiedzę powinien posiadać fleet manager.
Fleet manager jako lider projektów
Współczesny fleet manager coraz częściej wychodzi poza standardowy schemat. W swoich działaniach odpowiedzialny jest za wdrożenie nowych systemów telematycznych, integrację z ERP, elektryfikację floty czy reorganizację procesów zdawczo-odbiorczych pojazdów. Musi patrzeć na procesy w firmie znacznie szerzej. Powinien posiadać zestaw kompetencji z obszaru zarządzania projektami, planować, negocjować i wdrażać nowe rozwiązania. Dodatkowo, musi uzasadniać decyzje budżetowe, analizować ryzyko i komunikować się z różnymi działami organizacji na każdym szczeblu. Nie bać się argumentować swoich wyborów. Być jak project manager.
Posiadanie umiejętności miękkich i zdolność poruszania się między różnymi działami firmy – od IT po finanse – staje się nieodzowne. W tym ujęciu fleet manager przyjmuje rolę lidera projektów i optymalizacji procesów.
Przykład wdrożenia – mała zmiana, wielki projekt
Weźmy jako przykład wdrożenie elektronicznego protokołu przekazania pojazdu. Z pozoru prosta zmiana – zastąpienie formularza papierowego wersją cyfrową – niesie ze sobą długi łańcuch działań:
- wybór odpowiedniego narzędzia i analiza kosztów,
- przygotowanie argumentacji dla zarządu,
- współpraca z działem IT i integracja z istniejącymi systemami,
- przygotowanie instrukcji i komunikacja zmiany,
- szkolenia użytkowników,
- oraz najtrudniejszy etap – zmiana nawyków i przekonanie pracowników do korzystania z nowego rozwiązania.
To już nie tylko wdrożenie narzędzia. To projekt zarządzania zmianami, planowanie komunikacji i dostosowanie procesu do realnych potrzeb użytkowników – klasyczne cechy projektu, którym powinien zarządzać kompetentny project manager.
Myśleć projektowo, działać strategicznie
Nie chodzi o to, by każdy fleet manager zdobywał certyfikaty PMP i zmieniał tytuł w stopce maila. Ale z pewnością powinien nauczyć się myślenia projektowego i współpracy z różnymi działami organizacji, a także wiedzieć, jak komunikować się z interesariuszami, od użytkowników końcowych po zarząd.
Złożoność nowoczesnych systemów flotowych powoduje, że wiedza o pojazdach to zdecydowanie za mało. Potrzebne są kompetencje analityczne, komunikacyjne oraz strategiczne spojrzenie na procesy biznesowe w firmie.
To właśnie połączenie operacyjnego doświadczenia z projektowym podejściem będzie kluczowe dla przyszłości roli fleet managera.
